Funciones de un Sistema
Los sistemas cumplen con una función básica o principal, por tanto, todos los elementos estarán encaminados a perseguir dicho fin. En nuestra simbología, el objetivo de un sistema corresponde al resultado o resultados obtenidos.
Un sistema no tiene razón de existir. Esta razón es el punto de partida de los analistas para un estudio a fondo y completo de un sistema.
Si un elemento no aporta valor para alcanzar la meta, el sistema deberá eliminarlo.Todos los elementos deben estar dirigidos o enfocados en su objetivo primordial,no importa la forma en que estos actúen para alcanzarlo.
Entre las características que enmarcan a un objetivo de un sistema, tenemos:
- El objetivo resume las funciones realizadas en un sistema: Nos da una idea de un que un porque se hacen las cosas.
- El objetivo emite una impresión sobre la envergadura y espacio de un sistema: Hasta donde tiene su alcance y cuáles son sus limitaciones. El objetivo es claramente medible: Ya sea por la observación directa, indicadores, comparaciones y análisis de la conveniencia de resultados. Un objetivo se consigue o no se consigue.
Para la medición y análisis de los objetivos se le dedicará un capítuloindependiente.
Los procesos que conforman un sistema
Es un punto de vista amplio de los contenidos de un sistema. En ellas podemos encontrar e identificar: actividades, secuencias, procesos, procedimientos, métodos, recursos y controles.
Sin un elemento no aporta valor dentro del sistema, este deberá ser eliminado, ya que simplemente consumirá recursos necesarios que pueden servir a otros elementos, o simplemente será un estorbo.
Descomponer un sistema en cada uno de sus procesos, es una tarea fundamental para el analista. Sin este paso es improbable una comprensión a fondo de su función, las posibilidades de mejora o modificación, sus alcances y limitaciones.
Los elementos de los procesos de un sistema son:
- Las actividades:Son procedimientos o funciones que se deben realizar con limitación de diferentes recursos como los insumos, capital humano, costo, tiempo y secuencia, para alcanzar un objetivo mayor.
- Las secuencias: Es el orden lógico y sistemático con el cual se realizan las actividades (prerrequisitos de una actividad).
- Los métodos:Se define como un conjunto de pasos ordenados que permiten alcanzar una meta u objetivo de una forma particular.
- Los procedimientos: Es aplicar un método específico dentro de un marco amplio de solución de problemas. Una actividad consta de uno o más procedimientos para poder llevarse a cabo.
- Los recursos: Son los insumos y suministros que un sistema necesita para poder funcionar.
- Los controles: Nos permiten verificar los pasos seguidos por el procesos, desde sus entradas hasta la consecución de metas u objetivo general, se este llevando a cabo, tal cual como fue concebido el sistema. Manera que se mejore la eficiencia y eficacia. Sin los controles, un sistema no puede garantizar una producción de resultados concordes a su objetivo.
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